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Les systèmes de gestion documentaire sont souvent conçus comme des applications
verticales destinées à des utilisateurs bien ciblés et à des départements
spécialisés. Les outils de gestion des autorisations de mise sur le marché des
nouveaux produits pharmaceutiques répondent par exemple à ce modèle.
Cependant, dans toute entreprise, de nos jours, il est de plus en plus
difficile pour n'importe quel utilisateur de classer les documents et d'y
accéder rapidement. Une mine d'information se crée tous les jours, et c'est la
richesse même de l'entreprise. Or cette gestion de la connaissance ne peut plus
passer par des outils de gestion documentaire traditionnels.
Aujourd'hui, les entreprises demandent une architecture documentaire
distribuée, c'est-à-dire :
- Un déploiement facile et peu coûteux sur n'importe quel poste de travail
- Une gestion simple
- Des cycles de révisions et d'approbation ainsi que des outils
d'archivage
- La prise en compte de documents de natures diverses : courrier, éléments
d'un forum de discussion, clips vidéos, etc.
- Un accès via des navigateurs de type Intranet ou à partir d'applications
bureautiques
- Une architecture ouverte qui permet le développement d'applications
spécifiques
- Des produits complémentaires qui permettent d'accélérer le déploiement
et d'augmenter le retour sur investissement.
 Un système de gestion documentaire efficace permet d'améliorer la
compétitivité de l'entreprise entière en offrant un accès horizontal à travers
toutes les organisations, contribuant ainsi à la mise en place d'un projet de
gestion de la connaissance. |
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